Nasz serwis internetowy może wykorzystywać ciasteczka, które służą identyfikacji Twojej przeglądarki podczas korzystania z naszej strony, abyśmy wiedzieli jaką stronę Ci wyświetlić.
Ciasteczka nie zawierają żadnych danych osobowych. Można zablokować zapisywanie cookies, zmieniając ustawienia przeglądarki internetowej.

Drogi po dotację ciąg dalszy…

Udało ci się otrzymać dotację, twój wniosek pozytywnie przeszedł każdy etap oceny i figuruje na liście wniosków do dofinansowania. Co dalej? Czy to już koniec stresu czy może dopiero początek? Jak wygląda droga od momentu otrzymania informacji o możliwości dofinansowania? Jakie dokumenty musimy przygotować, kiedy otrzymamy pieniądze i w jaki sposób należy je rozliczyć? Kiedy możemy zacząć je wydawać i czy kontrola może nas odwiedzić w każdym momencie?

Kiedy umowa o dofinansowanie? W momencie otrzymania oficjalnej informacji, iż nasz wniosek został wyłoniony do dofinansowania dowiadujemy się również o możliwości podpisania umowy o dofinansowanie oraz związanymi z tym obowiązkami. W niektórych programach podpisanie umowy o dofinansowanie może być poprzedzone tzw. negocjacjami w trakcie których wniosek jest dostosowywany do uwag osób oceniających oraz korygowane i uzgadniane są ewentualne kwestie budżetowe. Zwykle przed podpisaniem umowy zobligowani jesteśmy również dostarczyć komplet dokumentów, które maja świadczyć o naszej pełnej gotowości do działania. Jednymi z ważniejszych są najczęściej zaświadczenia z US oraz ZUS o niezaleganiu w podatkach czy składkach na ubezpieczenie społeczne. Niedostarczanie dokumentów w terminie bądź błędy w załącznikach często stają się przyczyną odstąpień od umowy i zaprzepaszczenia szansy na dofinansowanie. Jeśli podpisanie dojdzie do skutku to właśnie umowa staje się podstawowym dokumentem projektowym. Umowa o dofinansowanie opisuje dokładnie zobowiązania i uprawnienia oraz dokładny harmonogram realizacji projektu i budżet, który zamierzamy zrealizować. Zawiera szczegóły rozliczania czy promocji projektu oraz metody postępowania w sytuacjach, gdy dokładne wykonanie umowy stanie się niemożliwe. Wniosek o dofinansowanie jest załącznikiem do umowy o dofinansowanie, dlatego od momentu jej podpisania wszelkie ewentualne zmiany w nim będą wymagały zatwierdzenia przez właściwą instytucję oraz podpisania aneksu. Rzeczywistość czasami odbiega od zaplanowanych przez nas działań dlatego warto zorientować się w jakich sytuacjach i jakie zmiany nie spowodują istotnych zawirowań w realizowanym przez nas przedsięwzięciu. Bardzo istotnym elementem umowy jest punkt dotyczący jej zabezpieczenia, co ma zapobiegać nieuczciwemu wykorzystaniu środków unijnych. W zależności od wartości dofinansowania zabezpieczeniem umowy może być np.: weksel in blanco wraz z deklaracją wekslową, cesja praw z polisy ubezpieczeniowej, przewłaszczenie rzeczy ruchomych na zabezpieczenie, hipoteka, poręczenie bankowe, gwarancja bankowa, zastaw rejestrowy. Zabezpieczenie umowy jest tak ważne dlatego, że niewniesienie go w określonym terminie stanowi podstawę do niewypłacenia dofinansowania, a nawet do rozwiązania umowy.

Realizację czas zacząć. Kiedy już mamy w rękach naszą umowę możemy zacząć realizacje projektu oczywiście dopuszczalne jest rozpoczęcie działań przed tym terminem ale wtedy ryzykujemy brakiem potwierdzonej oficjalnie informacji o dofinansowaniu. Może okazać się nie nie dostaniemy pieniędzy a już rozpoczęliśmy realizacje co może nas wpędzić w kłopoty finansowe. Jeśli zaczęliśmy, należy pamiętać aby zbierać wszelkie dokumenty związane z projektem. Będą potrzebne nie tylko do kwestii sprawozdawczych czy wniosku o płatność, ale również w trakcie kontroli. Ważne sa faktury, protokoły odbioru, certyfikaty czy gwarancje. Nieodłącznym elementem realizacji projektu są również wnioski o płatność. Istnieje dwa rodzaje wniosków: zaliczkowe, oraz wnioski o refundację, czyli zwrot środków, które wcześniej wyłożyliśmy ze środków własnych lub kredytu. Generalnie jednak wniosek o płatność to dokument, który należy sporządzić na specjalnym formularzu, składany w trakcie trwania projektu objętego wsparciem oraz na zakończenie; wniosek ten jest weryfikowany i po akceptacji staje się podstawą do rozliczenia projektu i wypłacenia dotacji. Jeżeli wniosek o płatność zawiera błędy lub niejasności, można go zazwyczaj uzupełnić lub poprawić w określonym terminie. Obowiązkiem beneficjentów jest także prowadzenie odrębnej ewidencji księgowej od samego początku realizacji projektu oraz promocja i informacja. Budynki, które wybudowaliśmy lub wyremontowaliśmy muszą być odpowiednio oznaczone, sprzęt zakupiony za unijne pieniądze powinien zostać oznakowany plakietkami informacyjnymi – zgodnie ze wzorem przedstawionym w dokumentacji konkursowej. Ważne są także tablice informujące z jakiego programu otrzymaliśmy wsparcie oraz informowanie o funduszach na stronie internetowej, w artykułach prasowych czy innych środkach przekazu. Kwestia naklejek, czy tablic może wydawać się błaha, ale tylko pozornie – brak takich informacji może skutkować nawet odebraniem dotacji.

Prawidłową realizację umowy oraz należyte wykonywanie zapisów zawartych we wniosku o dofinansowanie weryfikuje kontrola. Kontrola może odbywać się w naszej firmie, instytucji, organizacji lub na miejscu realizacji projektu , jak również w siedzibie instytucji wdrażającej nasz projekt. W przypadku odmowy poddania się kontroli lub utrudniania jej przeprowadzenia może to skutkować jej wypowiedzeniem. Kontrola w trakcie czy na koniec projektu to jednak nie wszystko bo jako beneficjenci jesteśmy zobligowani do zachowania trwałości projektów, a to oznacza że kilka kolejnych lat dokumentacja projektowa oraz nasza gotowość poddania projektu kolejnym kontrolom nie może w żadnym momencie osłabnąć. Każdy z wymienionych  elementów to oczywiście odrębna historia, aczkolwiek decydując się na korzystanie z dotacji należy wnikliwie zapoznać się z każdą z nich.

 

 

 

 

Napisał:

avatar

Absolwentka Wydziału Politologii na Uniwersytecie Marii Curie-Skłodowskiej w Lublinie Ukończyła również studia podyplomowe na Wydziale Prawa UMCS w Lublinie w zakresie Zarządzania funduszami strukturalnymi i praw Unii Europejskiej.

Brak komantarzy.

Zostaw odpowiedź

Komentarz